貴社が不要な業務を自動化するために、どれくらいのコストがかかっていますか？

テクノロジーは、ほぼあらゆるビジネス上の問題を解決できると期待されています。しかし、組織が無駄な活動を継続している場合、プロセス自動化が必ずしもより良い結果につながるとは限りません。

情報統合システム。活動自動化プラットフォーム。かつては数時間かかっていたタスクを数分で実行できるAIツール。

このような可能性に直面し、企業は「より生産的になるために、どのようなテクノロジーを導入すべきか？」という問いに避けずに向き合わざるを得ません。

しかし、Líder Empresarialがアグアスカリエンテスで開催したLíder Roundtableの第3回会合では、大企業の経営幹部が参加する中で、より厄介な疑問が浮上しました。「もし、我々が、もはや行うべきでさえもない仕事のスピードアップのために投資しているとしたら？」

問題をデジタル化しても、解決するわけではない

会話の中で共有された例の一つは、産業向けのサービス業務からでした。

同一人物に関する書類が、複数の部署で要求され、管理されていました。雇用記録、アクセス制御、社会保険情報、顧客要件などが、実質的に同一のデータを持つ複数のファイルを生み出していました。

各部署は独自のプロセスを持っていました。各プロセスは時間を消費していました。そして、常にそのように行われてきたため、各活動は必要だと見なされていました。

解決策は、人員の増員や、すぐに高度なシステムの導入といった形では始まりませんでした。

まず、同一プロセスに複数のバージョンが存在することを認識する必要がありました。次に、情報の集約とデジタル化の可能性が生まれてきました。

この事例は、根本的な違いを反映しています。重複した活動を自動化することは、その実行を加速させますが、重複を排除することは、以前は無駄な仕事に費やされていたリソースを回復させることを可能にします。

最も高度なテクノロジーが最善とは限らない

大企業は、デジタルトランスフォーメーションへの投資により多くの予算を割く傾向があります。

しかし、リソースがあるからといって、すべての購入が価値を生み出すことが保証されるわけではありません。

Roundtableでは、堅牢で高価なテクノロジーツールが、よりシンプルなソリューションに置き換えられた経験が共有されました。

その理由は？機能の大部分が、実際には使用されていなかったからです。

この現象は、ビジネス上の意思決定において頻繁に見られるリスクを提起します。それは、技術的能力と運用上の必要性を混同することです。

システムは、数十もの機能、連携、自動化の可能性を提供できますが、企業がそのごく一部しか使用しない場合、その複雑さのコストは、そのメリットを上回る可能性があります。

最も優れたツールは、必ずしも最も多くの機能を持つものではありません。それは、組織が対応する必要のある問題を適切に解決するものです。

プロセス自動化：まず疑問視し、その後投資する

この議論は、一見すると初歩的ですが、非生産的な投資を避ける上で決定的なシーケンスを残しました。

投資前に手順を見直す必要性は、IBMのビジネスプロセス自動化に関する推奨事項にも見られます。そこでは、新しいツールの実装前に、機会を特定し、ワークフローを理解し、測定可能な目標を設定することの重要性が強調されています。

自動化する前に、企業はプロセスが実際にどのように機能しているかを理解する必要があります。次に、価値を生み出す活動と、排除できる活動を特定します。次のステップは、維持すべきものを簡素化し、標準化することです。そして初めて、どのテクノロジーがその実行を改善できるかを評価することが意味を持ちます。

この見直しを完了する前に投資すると、組織が時代遅れのプロセスをデジタル化したり、不要な管理を維持したり、エラーをより速い速度で再現したりする可能性があります。

人工知能の登場により、この考察はさらに重要になっています。新しいツールの導入の容易さは、解決すべき問題についての明確さがない場合でも、それらを迅速に採用するプレッシャーを生み出す可能性があります。しかし、人工知能を持つこと自体は、生産性戦略とはなりません。

投資収益は、排除されたものにもある

技術的な意思決定は、通常、コスト削減、時間短縮、または能力向上といった指標によって正当化されます。しかし、注意に値する別の変数があります。それは、組織が無駄な仕事をどれだけ行わなくなるかということです。

重複したデータ入力を排除することで、管理時間を回復できます。情報を集約することで、エラーを減らし、参照を容易にできます。承認プロセスを簡素化することで、意思決定を加速できます。そして、完全なプロセスを見直すことで、最善の解決策には新しいプラットフォームは必要なく、働き方を変えるだけでよいことが明らかになるかもしれません。

そのため、投資収益は、ツールが組み込む機能だけでなく、それが排除することを可能にする活動によっても評価されるべきです。

生産性には、必ずしもより多くのテクノロジーが必要なわけではありません。時には、より少ない複雑さが必要です。

Líder Roundtableの第3回会合は、特に大企業にとって関連性の高い考察を残しました。「プロセスを自動化するのにいくらかかるか？」と問う前に、経営陣は「それを維持するのにいくらかかっているか？」と問うべきです。

なぜなら、最も収益性の高い投資は、新しいツールを購入することではなく、仕事の一部が決して存在するべきではなかったと発見することかもしれないからです。

この記事「あなたの会社は、必要のないものを自動化するのにいくらかかっていますか？」は、Líder Empresarialに最初に掲載されました。